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Obligaciones contables y documentales de las Fundaciones

En este artículo detallaremos las obligaciones contables y de rendición de cuentas de las fundaciones a las que resulte de aplicación la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, es decir, de las fundaciones de ámbito estatal y de las fundaciones de ámbito autonómico que no cuenten con normativa propia en materia de fundaciones, en concreto, Aragón, Asturias, Baleares, Cantabria, Castilla-La Mancha, Extremadura y Murcia.

Las fundaciones de ámbito autonómico de aquellas Comunidades Autónomas que cuentan con normativa propia en la materia -Andalucía, Canarias, Cataluña, Castilla y León, Galicia, La Rioja, Madrid, Navarra, País Vasco y Comunidad Valenciana-, se regirán por lo dispuesto en su normativa específica.

Las obligaciones contables son las siguientes:

 

1.- ELABORACION CONTABILIDAD

 

Las fundaciones deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad que permita un seguimiento cronológico de las operaciones realizadas.

Los libros contables que deberán llevar son:

 

- Libro Diario
- Libro de Inventarios
- Cuentas Anuales
- Los que establezca el patronato.
- Plan de actuación.


A partir del 1 de enero de 2012, con el Real Decreto 1491/2011 por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos se han aprobado unas normas contables específicas que complementan el Real Decreto 1514, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad (PGC 2007) o el Real Decreto 1515, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad para pequeñas y medianas empresas (PGC PYMES 2007), y que regulan las operaciones más habituales realizadas por estas entidades1.


El del PGC PYMES 2007, éste podrán aplicarlo aquellas fundaciones que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

Total activo < 2.850.000 €.
Volumen anual de ingresos2 < 5.700.000 €.
Número medio de trabajadores < 50 trabajadores.

 

2.- CUENTAS ANUALES

 

De acuerdo con lo dispuesto en la legislación vigente, todas las fundaciones están obligadas a rendir cuentas ante el Protectorado con carácter anual, debiendo el Protectorado verificar si el patrimonio de la Fundación y sus rentas han sido aplicados a los fines fundacionales, respetando, a su vez, los fines de interés general (art. 35 ley 50/ 2002).

 

2.1.- Formulación de las cuentas anuales

 

Conforme al artículo 25.2 Ley 50/ 2002, las cuentas anuales deberán ser formuladas por el Presidente o, en su caso, por la persona que designen los Estatutos o por aquella que designe el Patronato mediante acuerdo adoptado al efecto.

Las cuentas anuales deberán ser formuladas al cierre del ejercicio, sin que la Ley  establezca un plazo determinado para ello, más allá del establecido para la propia aprobación de las cuentas (6 meses posteriores al cierre del ejercicio). No obstante, conforme al artículo 28.1 Ley 50/ 2002 cuando las cuentas vayan a ser sometidas a auditoría externa, habrán de formularse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.


Las fundaciones que participen en sociedades mercantiles y se encuentren en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante en los artículos 42 y 43 del Código de Comercio, deberán formular cuentas anuales consolidadas en los términos previstos en dicho Código y en el Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre, por el que se aprueban las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas (art. 25.9 LF y Disposición adicional primera PGC ESFL 2011).

 

2.2 Aprobación de las cuentas anuales:

 

Las cuentas anuales deberán ser aprobadas por el Patronato en el plazo de los seis meses siguientes a la finalización del ejercicio económico.
Según la ley la facultad de aprobar las cuentas anuales es una facultad indelegable por lo que será el Patronato en pleno y no el Comité Ejecutivo u órgano equivalente que pudiera existir en la fundación, el que apruebe dichas cuentas.

En caso de que un patrono no pudiera asistir a la reunión podra delegar su voto en otro patrono asistente.

 

Las cuentas anuales deberán por tanto ser aprobadas en sesión de Patronato convocado al efecto en la forma prevista en los estatutos.
El procedimiento de reunión del patronato y aprobación de cuentas es el siguiente:

 

1- Convocatoria de la reunión con el plazo de antelación fijado por los estatutos. Si los estatutos no dispusieran nada, este plazo será de cinco días. La convocatoria incluirá:
- Lugar, fecha y hora de la reunión.
- Orden del día que incluirá, además de otros asuntos que pudieran tratarse un punto que se refiera a “examen y, en su caso, aprobación de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio………..”

 

2.- Quórum de constitución y de adopción de acuerdos: será el establecido en los     estatutos.

 

A efectos de quórum, salvo que los estatutos dispusieran lo contrario, se tendrán en cuenta los votos presentes y representados. En defecto de estatutos, el Reglamento fundaciones  establece que el Patronato podrá adoptar acuerdos cuando estén presentes o representados la mayoría absoluta de los patronos. Además, salvo que los estatutos disponga lo contrario, se admite la convocatoria universal: el Patronato quedará válidamente constituido sin necesidad de previa convocatoria, siempre que estén presentes o representados todos los patronos y acepten por unanimidad celebrar la reunión.


3.- Las cuentas anuales aprobadas serán firmadas en todas sus hojas por el secretario con el visto bueno del presidente y se acompañarán de la siguiente documentación.

 

4.- Una vez aprobadas las cuentas se elabora un  Certificado de aprobación de cuentas emitido por el secretario con el visto bueno del presidente, donde se determina la aplicación del excedente si lo hay.

 

3.- MEMORIA

 

La memoria además de completar, ampliar y comentar la información contenida en el balance y en la cuenta de resultados, incluirá las actividades fundacionales, los cambios en sus órganos de gobierno, dirección y representación, el grado de cumplimiento del plan de actuación, indicando los recursos empleados, su procedencia y el número de beneficiarios en cada una de las distintas actuaciones realizadas y los convenios que, en su caso, se hayan llevado a cabo con otras entidades para estos fines.

La normativa específica establecida por la legislación sustantiva en los art. 25.2 Ley 50 /2002 y art. 30 del reglamento fundaciones, determina el contenido de la memoria :


1. Descripción de las actividades fundacionales en la memoria.
2. Aplicación de elementos patrimoniales a fines propios.
3. Grado de cumplimiento del Plan de Actuación.
4. Inventario.
5. Código de conducta para la realización de inversiones financieras temporales.

 

4.- INVENTARIO

 

Según lo establecido en el artículo 25.2 de la Ley 50/ 2002 , a la memoria de las cuentas deberá incorporarse un inventario de los elementos patrimoniales. Dicho inventario que forma parte de la memoria, deberá ser igualmente aprobado junto con las cuentas anuales.

Conforme al PGC ESFL 2011 en el inventario se indicarán para los distintos elementos patrimoniales los siguientes aspectos:

 

1.-Descripción del elemento.
2.-Fecha de adquisición.
3.- Valor contable.
4.- Variaciones producidas en la valoración,
5.- Deterioros de valor, amortizaciones y cualquier otra partida compensadora que afecte al elemento patrimonial.
6.-Cualquier otra circunstancia de carácter significativo que afecte al elemento patrimonial, tales como gravámenes, afectación a fines propios o si forman parte de la dotación fundacional.


5.- Código de conducta para la realización de inversiones financieras temporales

 

Anualmente, el patronato emitirá un informe acerca del grado de cumplimiento por parte de la fundación de los códigos de conducta aprobados por el Consejo de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) (Acuerdo de 20 de noviembre de 2003) y por el Consejo de Gobierno del Banco de España (Acuerdo de 19 de diciembre de 2003), en desarrollo de la disposición adicional tercera de la Ley 44/2002, de 22 de noviembre, de medidas de reforma del sistema financiero.

El patronato remitirá el citado informe al Protectorado junto con las cuentas anuales.

 

6.- AUDITORIA


De acuerdo con la Ley 50/ 2002 (Art. 25.5) están obligadas a someter sus cuentas a auditoría externa aquellas fundaciones en las que, durante dos ejercicios consecutivos, concurran a la fecha de cierre de las mismas, al menos dos de las circunstancias siguientes:

 

Activo > 2.400.000 €.
Volumen anual de ingresos > 2.400.000 €.
Número medio de trabajadores > 50.

 

En el primer ejercicio económico desde su constitución

 

7.- LEGALIZACION  LIBROS

 

Conforme al artículo 42.2 del Reglamento del Registro de Fundaciones de Competencia Estatal, la obligación de legalización se extiende a:

- Libro de actas,
- Libro diario
- Libro de planes de actuación y de cuentas anuales.

 

De acuerdo con el artículo 43 los libros, ya se hallen encuadernados o formados por hojas móviles, deberán estar completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente.


Los libros obligatorios deberán ser presentados para su legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Si se solicitare la legalización fuera de plazo, el encargado del Registro lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente de la hoja de legalizaciones.

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